L’Ufficio Protocollo svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente. Tali attività sono finalizzate ad assicurare l’identificazione e la reperibilità dei documenti amministrativi formati o acquisiti durante l’esercizio delle attività istituzionali, ai fini dell’avvio dei procedimenti, dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa per l’attuazione concreta dei principi previsti dalla Legge 241/1990.
Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.
L’ufficio protocollo provvede alla:
- registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comunea, che possono pervenire accedendo personalmente all’ufficio oppure tramite posta cartacea, P.E.C., Posta Elettronica standard e fax.
- La registrazione consiste nell’attribuzione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura di tale documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile.
- Quando la consegna avviene manualmente, l’ufficio provvede al rilascio, quale ricevuta, di una fotocopia della prima pagina dell’atto consegnato riportante apposita segnatura.